ضرورت انتخاب ERP مناسب برای سازمان ها

برای هر سازمان یک سیستم ERP بهینه سیستمی است که بتواند به روشنی و دقت و به صورت یکپارچه تبلور اطلاعات را در قالبهای عملیاتی وسطوح مختلف سازمان متجلی نماید و کلیه پهنه های مورد نظر را تحت پوشش درآورد. بنابراین یک نرم افزار ERP باید علاوه بر پوشش عملکرد نرم افزار برنامه ریزی تولید، نرم افزار انبارداری و… بتواند تمام حوزه های فرآیندی یک سازمان را پوشش دهد.

برای انتخاب چنین سیستمی معیارهای چون: هزینه خرید و پیاده سازی سیستم، امکانات پشتیبانی فنی، سوابق شرکت فروشنده، قابلیت کاربری آسان، چگونگی پیاده سازی، قابلیت انعطاف پذیری و مهمتر از بسیاری از این معیارها قابلیتهای فنی و تخصصی سیستم مطرح می باشد.

با توجه به اینکه انتخاب یک سیستمERP نامناسب می تواند به اضمحلال سازمان در درجه اول و سپس به اتلاف منابع مالی و نیروی انسانی منجرشود یکی از نقاط بحرانی یک پروژهERP انتخاب آن سیستم است. اما کمتر سازمانی است که دارای چنان پتانسیلی از نیروهای متخصص باشد که علاوه بر درک صحیح از سازمان، سیستمهای ERP و نقاط ضعف و قوت هر یک را نیز بخوبی بشناسند و با طراحی معیارهای مناسب قادر به تصمیم گیری صحیح باشند.

آنچه امروز به عنوان رده بندی سیستمهای برتر از سوی منابع معتبر جهانی صورت میگیرد تنها با مقایسه راه حلها از طریق معیارهایی صرفا عمومی انجام شده است.این رده بندیها عموما بر اساس مقایسه مابین جامعیت راه حلها در هر یک از زمینه های سازمان نظیر تولید و… صورت گرفته است و هرگز دلیلی برای انتخاب بر اساس رده بندی صورت گرفته برای سازمانها به شمار نمی رود زیرا دامنه کاری سازمانها بسیار متفاوت بوده و هر زمینه از میزان اهمیت خاصی برای هر سازمان برخوردار است.
در این میان شرکتهای مشاور با این ادعا که بهترین راه حل را برای سازمان انتخاب میکنند وارد عمل شده و با ارائه سوالات بسیار زیادی سعی میکنند ارائه دهنده بیشترین پوشش را برای سازمان شناسایی کنند، اما نه تنها رده بندی های صورت گرفته به دلیل لحاظ نکردن مقتضیات سازمانها و سایر عواملی که در پی خواهد آمد نمی توانند به تنهایی راهگشا باشند بلکه ارزیابی های صورت گرفته برمبنای کارکردهای راه حل و تطابق آن با نیازهای سازمان نیز نمیتواند کارگشا باشد، زیرا تطابق یا عدم تطابق در مورد خواسته هایی که وزن یکسانی ندارند نمی تواند موجبی برای تصمیم گیری باشد.

در حالت کلی برای اجرای ERP سه راه حل زیر موجود است:

الف) خرید بسته های نرم افزاری موجود از شرکتهای تأمین کننده

معایب و مزایا: نقاط قوت این روش وجود دانش و تجربه کافی شرکتهای خارجی در زمینه ERP و همچنین تضمین های حقوقی است و نقاط ضعف آن هزینه بالا، تحریم های اقتصادی، عدم آشنایی شرکتهای خارجی با فرهنگ سازمانی می باشد. البته ورود شرکت هایی مانند سامیکس به این عرصه، و بومی سازی نرم افزارهای مانند شیرپوینت، MS Project، Dynamics NAV و… توانسته است نه تنها هزینه های لایسنس این نرم افزارها را در حد نمونه های بومی آن پایین بیاورد بلکه، آن ها را با توجه به نیازمندی های صنعت و کسب و کار کشور مناسب سازی کند.

ب) توسعه سیستمERP توسط سازمان

معایب و مزایا: نقاط قوت این روش هزینه پایین و تعریف دقیق پروژه متناسب با نیازهای سازمان می باشد و نقاط ضعف آن عدم وجود تجربه پیاده سازی است که ریسک شکست پروژه را بسیار افزایش می دهد و با توجه به عدم انطباق با بهروش های جهانی آن را از کارکردهای یک ERP استاندارد جهانی دور کند.

ج)بکارگیری نرم افزارهای کد باز و توسعه آنها با توجه به نیاز مندیهای سازمان

معایب و مزایا: نقطه قوت این روش هزینه بسیار پایینتر از روشهای فوق و نقاط ضعف آن عدم وجود تجربه پیاده سازی است که ریسک شکست پروژه را بسیار افزایش داده همچنین عدم تضمین حقوقی و شکاف میان نیازهای شرکت و کارکرد نرم افزار می باشد.